Datenschutzhinweise für Kunden und Interessenten

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Aufträgen (Webdesign, Softwareentwicklung, Consulting) gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

XentraCode Software & Consulting UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstraße 8
10827 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 (0) 1522 634 84 38
E-Mail: info [at] xentracode.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der Anbahnung, des Abschlusses und der Durchführung von Verträgen verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: Name, Firma, Anschrift, ggf. Ansprechpartner beim Kunden
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Vertragsdaten: Auftragsinhalte, Leistungsbeschreibungen, Angebote, Vertragshistorie
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Rechnungsdaten, Bankverbindung, Umsatzsteuer-ID, Zahlungshistorie
• Kommunikationsdaten: Inhalte der Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder sonstigen Kanälen
• Projektbezogene Daten: vom Kunden bereitgestellte Inhalte, Zugangsdaten zu Systemen des Kunden (z. B. Hosting, Domain, CMS), soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist

Die Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen. Bei Firmenkunden können wir Daten von Ansprechpartnern auch von deren Arbeitgeber (unserem Vertragspartner) erhalten (Art. 14 DSGVO).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

a) Vertragsanbahnung und -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bearbeitung von Anfragen, Erstellung von Angeboten, Durchführung des Auftrags (Erstellung von Websites, Softwareentwicklung, Beratung), Kommunikation im Projekt, Abnahme, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.

b) Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (§§ 238, 257 HGB, § 147 AO).

c) Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; Direktwerbung gegenüber Bestandskunden für eigene ähnliche Leistungen (Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen); interne Verwaltung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung.

Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Darüber hinaus können folgende Kategorien von Empfängern Daten erhalten, soweit dies erforderlich ist:

• IT-Dienstleister (z. B. E-Mail- und Cloud-Anbieter) im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• Hosting-Anbieter und Domain-Registrare, soweit deren Leistungen für Ihr Projekt beauftragt oder vermittelt werden
• Steuerberater, Buchhaltung, Banken und Zahlungsdienstleister im Rahmen der Abrechnung
• Behörden (z. B. Finanzbehörden), soweit eine gesetzliche Pflicht besteht
• Rechtsanwälte und Gerichte im Fall der Rechtsverfolgung
• Subunternehmer, die wir zur Vertragserfüllung einsetzen und die vertraglich zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet sind

5. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, dies ist für die Durchführung des Auftrags erforderlich (z. B. wenn von Ihnen gewünschte Dienste oder Hosting-Anbieter ihren Sitz in einem Drittland haben) oder wir setzen Dienstleister ein, die Daten in Drittländern verarbeiten. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (z. B. durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO oder eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework).

6. Auftragsverarbeitung für unsere Kunden (Art. 28 DSGVO)

Soweit wir im Rahmen der Leistungserbringung (z. B. bei der Erstellung, Wartung oder Betreuung Ihrer Website) Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, die Sie als Verantwortlicher verarbeiten (z. B. Daten Ihrer Kunden, Nutzer oder Newsletter-Abonnenten), handeln wir insoweit als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach Ihren Weisungen. In diesem Fall schließen wir mit Ihnen vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab. Eine Vorlage stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Daten aus der Vertragsanbahnung, die nicht zu einem Vertrag führt, löschen wir spätestens nach Ablauf eines angemessenen Zeitraums, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht bzw. zehn Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen nach HGB und AO).
• Zugangsdaten zu Ihren Systemen löschen wir nach Abschluss des Projekts, sofern keine weitere Beauftragung (z. B. Wartung) besteht.
• Darüber hinaus speichern wir Daten, solange dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre, §§ 195, 199 BGB).

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info [at] xentracode.com.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
https://www.datenschutz-berlin.de

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Stamm-, Kontakt- und Vertragsdaten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen oder durchführen. Eine darüber hinausgehende Bereitstellung von Daten ist freiwillig.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Datenschutz auf unserer Website

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website www.xentracode.com finden Sie in unserer separaten Website-Datenschutzerklärung.